Depuis plusieurs années, les clients du cabinet n’apportent plus de classeurs. Les factures arrivent chez nous par Dext, une application qui lit les documents et les classe automatiquement. Voici comment l’utiliser au quotidien.
Cinq façons de transmettre une pièce
- La photo. Ouvrez l’application Dext sur votre téléphone, photographiez la facture ou le ticket. Le montant, la date et le fournisseur sont reconnus automatiquement.
- WhatsApp. Envoyez la photo du ticket au numéro WhatsApp de Dext associé à votre compte : elle est traitée comme une photo prise dans l’application. Pratique pour les justificatifs reçus sur votre téléphone.
- Le mail. Chaque client dispose d’une adresse Dext personnelle. Transférez-y les factures reçues par mail ou demandez à vos fournisseurs d’y envoyer directement leurs factures.
- Le connecteur fournisseur. Pour certains fournisseurs (télécoms, énergie, plateformes en ligne), Dext récupère lui-même les factures sur votre espace client fournisseur, sans aucune action de votre part.
- Le scan ou le fichier. Depuis l’ordinateur, glissez vos PDF dans votre espace Dext.
Ce qui se passe ensuite
Les pièces arrivent dans notre file de traitement. Nos collaborateurs vérifient la lecture automatique, affectent le bon compte et intègrent la pièce dans votre comptabilité. Vous n’avez rien d’autre à faire.
Si une pièce manque (un paiement sur votre relevé sans facture correspondante), vous recevez une liste des justificatifs à fournir, et non une relance au moment du bilan.
Les bonnes habitudes
- Photographiez les tickets le jour même : ils s’effacent vite.
- Une facture par photo ; pour les factures de plusieurs pages, utilisez le mode multi-pages.
- Les factures de vente peuvent aussi passer par Dext si votre logiciel de facturation ne nous est pas connecté.
- Les relevés fournisseurs mensuels se déposent dans la rubrique dédiée, pas dans les achats.
Et les originaux ?
Dext conserve une copie numérique de chaque document, consultable à tout moment. Nous recommandons de conserver les originaux papier pendant la durée légale pour les pièces importantes (immobilisations, contrats).
Vous êtes client et n’avez pas encore votre accès ? Écrivez-nous, nous l’ouvrons dans la journée.